NF525 : votre logiciel de caisse doit-il être certifié en 2026 ?

La certification NF525 est, pour beaucoup de commerçants, un mot vu sur une plaquette commerciale sans savoir s'il les concerne vraiment. Voici la réponse claire, à jour de la loi de finances pour 2026.

La NF525 est-elle obligatoire pour votre commerce ?

Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous enregistrez les règlements de vos clients particuliers sur un logiciel ou système de caisse, vous devez utiliser un logiciel certifié conforme. Cette obligation existe depuis le 1er janvier 2018, dans le cadre de la loi anti-fraude à la TVA. La NF525 est la norme de référence pour le prouver, mais ce n'est pas la seule preuve admise. Concrètement, sont concernés la plupart des commerces de détail et de bouche : restaurant, boulangerie, salon de coiffure, épicerie, boutique, fleuriste. Si vous ne faites que de la facturation entre professionnels, sans enregistrer d'encaissements de particuliers sur une caisse, vous n'êtes en principe pas visé. De même, les commerçants en franchise en base de TVA (dont beaucoup de micro-entrepreneurs) et les opérations exonérées de TVA ne sont pas concernés.

Que doit garantir un logiciel de caisse certifié ?

La loi impose quatre conditions, résumées par le sigle ISCA : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. En clair, votre logiciel doit empêcher de modifier ou d'effacer une vente après coup, sécuriser les enregistrements, et permettre de tout conserver et archiver pour un éventuel contrôle. C'est ce qui distingue un vrai logiciel de caisse d'un simple tableur ou d'une calculatrice : la vente, une fois validée, ne peut plus être trafiquée.

NF525 ou attestation de l'éditeur : quelle preuve faut-il ?

Deux preuves sont acceptées par l'administration, et elles ont la même valeur légale :

1. Un certificat délivré par un organisme accrédité. En pratique, deux organismes interviennent en France : Infocert, qui réalise les audits de la marque NF525 (éditée par AFNOR Certification), et le LNE, qui délivre sa propre certification. C'est la preuve la plus solide.
2. Une attestation individuelle de l'éditeur, conforme au modèle de l'administration. Elle doit identifier l'éditeur, le logiciel, la version concernée et attester du respect des conditions légales. Un rebondissement récent à connaître : la loi de finances pour 2025 prévoyait de supprimer l'attestation de l'éditeur pour ne garder que la certification par organisme accrédité, au plus tard le 31 août 2026. La loi de finances pour 2026, promulguée le 19 février 2026, a annulé cette suppression. L'attestation individuelle de l'éditeur reste donc valable en 2026.

Que risquez-vous avec une caisse non certifiée ?

L'amende est de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, prévue à l'article 1770 duodecies du code général des impôts. Après le contrôle, vous disposez de 60 jours pour vous mettre en conformité. Passé ce délai sans régularisation, une nouvelle amende de 7 500 € peut s'appliquer. L'administration peut aussi mener un contrôle inopiné spécifique aux logiciels de caisse, sans engager un contrôle fiscal complet.

À retenir : votre logiciel de caisse doit déjà être certifié si vous encaissez des particuliers et que vous êtes assujetti à la TVA. La preuve attendue est soit un certificat NF525 ou Infocert, soit une attestation de votre éditeur.

Ce que vous pouvez faire dès demain

1. Demandez par écrit à l'éditeur de votre caisse votre certificat de conformité ou votre attestation individuelle.
2. Vérifiez que le document porte le nom exact de votre logiciel et sa version.
3. Rangez-le avec vos documents comptables, en version papier et numérique.
4. Si votre éditeur ne fournit aucun des deux documents, considérez cela comme un signal d'alerte et renseignez-vous sur une solution conforme. Pour replacer cette obligation parmi les autres échéances de l'année, consultez notre guide pour rester en règle quand on tient un commerce.